Cómo configurar una cuenta de Gmail como un profesional

Cómo configurar una cuenta de Gmail como un profesional

El correo electrónico es lo peor. Si dejas tu bandeja de entrada desatendida incluso por un solo día, puedes encontrarte con cientos de mensajes irrelevantes con las pocas notas personales de personas que realmente te importan en ninguna parte a la vista.

Normalmente, recomendaría el método probado y verdadero de Seleccionar todo, Eliminar todo para problemas como este, pero en realidad no es una solución responsable, especialmente si el correo electrónico es, en teoría, la forma más fácil de comunicarse con usted en línea.

Si tiene una cuenta de Gmail (o cinco, ¿quién cuenta?) Y no está listo para cambiar a Bandeja de entrada de Google , aquí se explica cómo configurar su cuenta de Gmail de la manera más eficiente posible.

1) Las etiquetas y los filtros son tus amigos

Etiquetar sus correos electrónicos es lo más inteligente que puede hacer en Gmail, hacer que las cosas camino más fácil de encontrar en el agujero negro que es su bandeja de entrada.

Una forma rápida de comenzar una ola de etiquetado es creando un filtro que automatizará el etiquetado para mensajes futuros. Elija una persona cuyos correos electrónicos reciba regularmente, ingrese su dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda, luego presione Entrar o el botón de la lupa. Hacerlo debería generar todos los hilos y conversaciones de Gmail de los que esa persona ha sido parte.

Haga clic en la flecha desplegable para mostrar las opciones de búsqueda.

Gmail / Jam Kotenko

De forma predeterminada, la dirección de correo electrónico que ingresó aparecerá debajo del campo 'tiene las palabras'.

Gmail / Jam Kotenko

Esto debería cubrir todas mensajes que mencionan la dirección de correo electrónico. Si desea etiquetar específicamente los correos electrónicos enviados o dirigidos a la dirección de correo electrónico especificada, mueva la dirección de correo electrónico a los campos 'de' o 'a' respectivamente. Haga clic en 'Crear filtro con esta búsqueda' para continuar.

Marque la opción 'Aplicar la etiqueta' y luego haga clic en 'Elegir etiqueta' para crear una nueva. Una vez que haya creado un conjunto de etiquetas de inicio, puede decidir usarlas en los filtros futuros que defina.

Gmail / Jam Kotenko

Una práctica adicional que debe adoptar, ya que está en camino de volverse loco por las etiquetas, es anidar etiquetas, lo que básicamente significa etiquetas específicas que se archivan debajo de etiquetas generales más amplias. Es muy útil para agrupar correos electrónicos similares y crea una barra lateral de Gmail más organizada. Si su dirección de correo electrónico recibe más de 50 mensajes al día, esto definitivamente lo ayudará a reducir la grasa en su bandeja de entrada y llegar a lo que es importante mucho más rápido.

Gmail / Jam Kotenko

Asegúrese de marcar la casilla que dice 'Aplicar también el filtro a [x] conversaciones coincidentes' antes de crear el filtro para que los correos electrónicos que cumplan con sus parámetros de búsqueda obtengan automáticamente la nueva etiqueta que acaba de crear.

2) Usar categorías

En caso de que sigas usando el estilo antiguo de Gmail y no conozcas el nuevo sistema de pestañas del servicio, hay cinco categorías que utiliza la versión más reciente de Gmail para clasificar tus mensajes:

Primario, para conversaciones de persona a persona que no aparecen en otras pestañas.

Social, para mensajes de redes sociales, sitios para compartir medios y otras plataformas sociales.

Promociones, para ofertas, ofertas y correos electrónicos de marketing.

Actualizaciones, para correos electrónicos personales y generados automáticamente, incluidos recibos, confirmaciones, facturas y otros extractos.

Foros, para mensajes de grupos en línea, listas de correo y foros de discusión.

Estas categorías, una vez que se acostumbre a usarlas, son realmente útiles si está buscando un correo electrónico en particular y desea ingresar y salir de su bandeja de entrada rápidamente. Para habilitarlo, haga clic en Configuración (también conocido como el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la pantalla) y vaya a 'Configurar Bandeja de entrada'.

Aparecerá una ventana en la que puede elegir cuál de las categorías desea habilitar. Intente pasar el cursor sobre cada uno para ver una explicación rápida de la pestaña y algunos correos electrónicos de ejemplo que se incluirían debajo de ella.

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Principal es la única pestaña que no se puede deseleccionar porque ahí es donde van todos los correos electrónicos sin categorizar. También tiene la opción adicional de incluir correos electrónicos destacados en la categoría Principal.

Si no le gusta la función, anule la selección de todas las categorías para volver a la vista anterior de la bandeja de entrada.

3) Usa estrellas

Hacer clic en el ícono de estrella junto a sus correos electrónicos lo ayudará a marcar los mensajes importantes (tanto enviados como recibidos), a los que puede acceder rápidamente en 'Destacados' en su barra lateral.

4) Encuentra la vista de bandeja de entrada que más te convenga

Iniciar sesión en su correo electrónico puede ser una tarea abrumadora, especialmente si no ha estado allí por un tiempo. Asegúrese de habilitar una vista que sea más fácil para sus ojos. Haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la pantalla nuevamente y pruebe las tres opciones disponibles (Cómodo, Acogedor o Compacto).

5) Maximiza tu página

Para alguien que rara vez borra correos electrónicos, no hay nada más molesto que tener que seguir haciendo clic en la flecha Siguiente para acceder a los mensajes más antiguos. Hágase un sólido y habilite el número máximo de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en el icono de rueda dentada y vaya a Configuración. Debajo del tamaño máximo de página, elija un número alto con el que se sienta cómodo.

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6) Utilice indicadores y fragmentos personales

Mientras todavía estás en la página de Configuración, también puedes habilitar algunas de las opciones más útiles disponibles para ti. Habilitar indicadores personales marcará los correos electrónicos enviados a su dirección, así como a otras personas con una flecha () y los mensajes enviados solo a usted con una flecha doble (»). Los fragmentos le brindarán una vista previa rápida de lo que hay dentro de un correo electrónico, en lugar de mostrar solo el asunto.

7) Explore la sección Labs

Labs de Gmail es donde guardan todos los pequeños complementos ingeniosos que se crearon para funcionar con Gmail. Si bien la mayoría de estas funciones son experimentales y pueden cambiar, romperse o desaparecer en cualquier momento, algunas de las más útiles aún están en funcionamiento y pueden darle a su correo electrónico la revisión que necesita. Haga clic en el icono de rueda dentada y vaya a Configuración, donde encontrará la pestaña Labs.

En esta página puede buscar cualquier laboratorio que se le ocurra para ver si existe. Éstos son algunos de los más útiles:

Deshacer envío:Te da la oportunidad de recuperar un mensaje después de hacer clic en el botón Enviar. (Consulte el elemento n. ° 8 de esta lista para obtener más información sobre este laboratorio).

Vistas previas de Google Maps en el correo:Muestra la vista de mapa de cualquier dirección mencionada dentro de un correo electrónico.

Gadget de Google Calendar:Puede ver inmediatamente cualquier cita o evento que tenga en su calendario en el panel lateral.

Botón Marcar como leído:Ahora puede disminuir rápidamente su lista de mensajes no leídos con un simple clic.

8) Regálate el poder del Deshacer.

Otro incidente molesto (y a veces peligroso) en el ámbito del correo electrónico es enviar accidentalmente un mensaje que no está listo para enviar (o que se supone que no debe enviar). Este percance se puede evitar fácilmente haciendo clic en el ícono de ajustes y yendo a Configuración, donde puede marcar la opción Deshacer envío. Puede establecer el período de cancelación en tan solo 5 segundos, pero continúe y opte por el máximo de 30 segundos. Nos lo agradecerás más tarde.

Gmail / Jam Kotenko

9) Conozca los atajos de la barra de búsqueda.

Este es probablemente el consejo más importante de todos los consejos mencionados en esta lista. Saber cómo navegar a través de la función de búsqueda de Gmail como un jefe lo ayudará a ubicar los correos electrónicos que necesita.

Usar una palabra clave que sabe que se menciona en un correo electrónico que está buscando funciona, claro, pero Gmail tiene una lista de atajos que son más efectivos. Escriba estas frases en la barra de búsqueda de su cuenta y pruébelas usted mismo:

  • a: (nombre o dirección de correo electrónico)mostrará todo el correo electrónico que ha enviado a la dirección de correo electrónico
  • de: (nombre o dirección de correo electrónico)mostrará todo el correo electrónico que ha recibido de la dirección de correo electrónico
  • etiqueta: (nombre de la etiqueta)mostrará todos los correos electrónicos bajo esa etiqueta en particular
  • es: no leídomostrará todos los correos electrónicos que aún no ha leído, incluidos los correos electrónicos antiguos que puede haber olvidado acceder en el pasado
  • es: estrellamostrará todos los correos electrónicos que haya marcado con una estrella
  • categoría: (nombre de la categoría)mostrará todos los correos electrónicos de esa categoría en particular
  • tiene: archivo adjuntomostrará todos los correos electrónicos que tengan un archivo adjunto

Incluso puede combinarlos para obtener un resultado de búsqueda más preciso.

  • categoría: (nombre de categoría) es: no leídole proporcionará una lista de mensajes no leídos en una categoría particular
  • label: (nombre de la etiqueta) tiene: adjuntole mostrará una lista de mensajes bajo una etiqueta particular que tiene un archivo adjunto

Esos son solo algunos de los muchos operadores de búsqueda avanzada disponibles puedes empezar a usar. La lista incluye opciones para mensajes marcados con una estrella en particular, así como opciones para especificar un rango de tiempo, entre otras cosas.

10) Instale aplicaciones útiles

Las aplicaciones de terceros para Gmail a menudo están diseñadas para aumentar la utilidad de su cuenta de correo electrónico. Presentan usos y opciones que ni siquiera sabías que querías o necesitabas. Aquí están algunos ejemplos:

Boomerang Gmail :Esta aplicación le permite programar un correo electrónico para que se envíe más tarde.

Gmail / Jam Kotenko

También le permite realizar un seguimiento de los mensajes importantes que no está necesariamente listo para leer en este momento; archiva el correo electrónico y lo devuelve a su bandeja de entrada como un correo electrónico nuevo y no leído, en una fecha y hora que especifique.

Para las personas que envían correos electrónicos con regularidad que requieren una respuesta, Boomerang también le avisa cuando no ha recibido respuesta de una persona a la que ha contactado, lo que le brinda la oportunidad de estar al tanto de sus tareas y enviar ese seguimiento. correo electrónico cuando sea apropiado.

Gmail / Jam Kotenko

FullContact para Gmail:Esta extensión de Chrome te brindará un resumen rápido de la presencia en línea de una persona junto a un correo electrónico en el que se menciona. También puedes echar un vistazo a la actividad de la persona en las redes sociales, todo de un vistazo dentro de Gmail.

Contacto total

La instalación de esta aplicación lo ayudará a estar mejor preparado cuando necesite escribirle un correo electrónico a la persona, o incluso conocerla en persona.

KeyRocket para Gmail:Aprenda rápidamente todos los atajos de Gmail. Es tan simple como eso.

Ahora que conoce todos los trucos, debería ser muy sencillo configurar su cuenta de Gmail para lograr una cordura y un éxito óptimos. Si tiene algún truco adicional, háganoslo saber en los comentarios: un poco de sabiduría en la bandeja de entrada colaborada por el público ayuda mucho.

Ilustración de Jason Reed.